هل أدوات اكتشاف العمليات التجارية تستحق التكلفة والجهد؟ – مجتمع القيادة الرقمية IDC

افتتح مارك دود، الشريك التنفيذي من الخدمة الاستشارية التنفيذية لـ IDC، المكالمة بشكر الجميع على الانضمام وعلى بعض بيانات تقرير صناعة المحللين.

وباستخدام أبحاث مكثفة، تتوقع IDC أن الشركات التي تستخدم أدوات تعدين العمليات ستكون أكثر ربحية بنسبة 20% من نظيراتها التي لا تستخدم هذه الأدوات.

تشير الأدلة إلى أن 74% من المنظمات التي تبدأ مشروع تعدين عملية تنجح في التنفيذ.

دروس مستفادة

شعر أحد القادة أن الشركات تميل إلى حب أدوات تعدين العمليات التجارية أو عدم استخدامها على الإطلاق. وقال إنه استخدم عملية التعدين للاستعداد لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الجديد.

لقد وجد أن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) القديم ليس طريقة جيدة لمعرفة العمليات الفعلية حيث كان هذا أمرًا جيدًا حيث كان لديك عملية شاملة في نظام واحد، ولكن هذا أصبح أكثر تعقيدًا خارج هذه الرؤية النظرية.

ويأمل أن تساعد هذه الأدوات في اكتشاف العمليات الفعلية.

أخبر أحد الحاضرين الفريق عن نشر BPM الذي بدأه منذ 4 سنوات. لقد كان متشككًا في الفوائد التجارية لهذه الأدوات. وجدت منظمته أن هذه الأدوات تتطلب عمالة كثيفة للغاية بحيث لا يمكن استخدامها لتحديد العمليات بدقة.

وكانت النتيجة النهائية هي أن الشركة قررت التخلي عن أدوات BP – ولكن استخدام SAP بدلاً من ذلك لإنشاء نفس العمليات والإجراءات.

وشكر مارك الحضور على صدقهم فيما يتعلق بالنجاحات وكذلك المبادرات الأقل نجاحًا كنقطة تعلم للآخرين أثناء المكالمة حيث كانت هذه الدروس لا تقدر بثمن.

النجاح في نمذجة العمليات وتخطيط موارد المؤسسات (ERP).

وتحدث أحد الحضور الآخرين عن كيفية استخدامه لأدوات نمذجة الأعمال هذه لمدة 10 سنوات.

بدأت العملية بفكرة الانتقال من أنظمة التطوير الداخلي إلى SAP وكانت الأدوات التي طبقوها هي تنظيف العمليات التي تستغرق 5 سنوات من العمل لتنظيف العمليات التجارية في دورة تحسين مستمرة.

تحدث مدير تكنولوجيا المعلومات عن كيفية عملهم ولكنه لم ينته قبل تقديم SAP.

والآن، بعد وقوع الأمر، ما زالوا يحاولون تنظيف العمليات مما يعني أنهم قاموا بتنفيذ بعض هذه العمليات التي تعتبر دون المستوى الأمثل في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الجديد الخاص بهم.

سأل مارك عن نماذج العمليات التي استخدمها الحاضرون.

تم استخدام حلول SAP Signavio، التي تنص على أنها “يمكن أن تساعدك على تمكين مؤسستك بسرعة من خلال تحويل عمليات الأعمال” لاستخراج عمليات SAP ولكن واجه الأشخاص مشكلات حيث امتدت العملية خارج نظام SAP.

إدارة التطبيقات والعمليات غير القياسية

فتح مارك المجال للقادة ليطلبوا المساعدة من بعضهم البعض. سأل أحدهم، كيف يمكنك قياس كيفية استخدام التطبيقات والنماذج المخصصة المطورة؟

أوضح آي كيلينغ، وهو شريك تنفيذي آخر في IDC، أن هناك عددًا من الأدوات والتقنيات المتاحة، ولكن يمكن أن يكون الإجراء الاحتياطي دائمًا هو رسم الخرائط اليدوية الأساسية للعملية وتحسينها، كما أن تدفقات البيانات هي دليل جيد على أنك قد استحوذت على كل شيء.

يستخدم BPM

سأل مارك الجمهور عما إذا كنت بحاجة إلى وضع نموذج لجميع عملياتك وكيفية معرفة ما يجب تصميمه؟

وعلق أحد المشاركين قائلاً إنه تم عرض أدوات BPM عليهم لمراجعة أنظمتهم لأنهم بحاجة إلى معرفة عدد المشكلات التي يتم التعامل معها كاستثناءات، وليس كعمليات عادية وبالتالي تكلف أموال الشركة.

ثم تساءلوا ما هي القيمة التي يحصل عليها الناس من هذه الأدوات؟

أجاب قائد رقمي آخر أنهم استخدموا تخطيط العمليات التجارية مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تم تنفيذها منذ 20 عامًا لمعرفة أجزاء النظام/البيانات التي لا تزال تستخدم بالفعل من قبل الشركة وإزالة التكرار لتنظيف النظام.

وقال آخر إنه تم عرضه على اللوحة كأداة للمساعدة في العثور على مدمرات القيمة وتحسينها.

ناقش الشركاء التنفيذيون من IDC كيف يمكن استخدام الجمع بين BPM والذكاء الاصطناعي وأدوات التشغيل الآلي لتتبع اتفاقيات مستوى الخدمة وتحفيز الإجراء.

طرح BPM

قال بعض مديري تكنولوجيا المعلومات إنهم أنشأوا مركزًا للتميز حول العمليات داخل أعمالهم والذي كان ناجحًا.

لقد أحضرت تجربتها كمديرة تقنية معلومات سابقة إلى الإجراءات وتحدثت عن كيفية قيامها بإجراء BPM باستخدام الحزام الأسود Lean Six Sigma Black Belt لمعالجة الخريطة بطرق بديلة.

لم تختر نهجًا شاملاً ولكنها بحثت عن القيمة والمدخرات الفورية.

في كلتا الحالتين، استخدمت أساليب مختلفة للنظر إلى “الشراء للدفع”، و”الطلب نقدًا” باعتبارها المجالات الرئيسية الأولى بالإضافة إلى تدفق البيانات للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) الذي أعطى أساسًا جيدًا لتحسين العمليات.

“بالنسبة للمناطق الطرفية، سألنا هل نحن بحاجة إلى كل هذه العمليات. وقالت: بمجرد أن نتمكن من رؤيتهم، يمكننا تقييمهم.

استغرق الأمر بضع سنوات للعمل من خلال العمليات الرئيسية في المجالات الأخرى، ولكن تم تقليل أوقات الانتظار وتحسين اتفاقيات مستوى الخدمة والحصول على نتائج رائعة.

وافق رئيس قسم المعلومات آخر. وقال: “نحن نركز على العمليات الرئيسية – النقد الداخل، أو النقد الخارج، أو التنظيم الثقيل للعمليات. التركيز على العمليات الرئيسية هو توفير الوقت/المال.

لقد شعر أنه إذا حاولت نمذجة جميع العمليات، فسوف تضيع في التفاصيل. لقد كانوا يحاولون الآن استخدام RPA ومسار واجهة المستخدم، ويشعرون أن نمذجة العمليات ربما تساعد في الأتمتة.

نماذج مختلفة

أخبرنا أحد مدراء تكنولوجيا المعلومات أنه من خلال تجربته مع الشركات، يقوم فريق واحد بوضع النماذج، بينما يعمل فريق آخر على تحسين العمليات. لم ينجح هذا بالإضافة إلى عمل فريق واحد بشكل متكامل.

كما كان هناك شعور بأن استخدام أدوات العمليات للمساعدة في حوكمة تكنولوجيا المعلومات للمساعدة في حالات الأعمال الخاصة بالتكنولوجيا الجديدة يسمح لك بقياس الطلب بشكل أفضل، ولكن هذا لم يتم استخدامه على نطاق واسع.

تشكيل المستقبل

طرح مارك سؤالاً على القادة، “هل يعد تعدين العمليات شرطًا أساسيًا للتكنولوجيا المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والواقع الافتراضي وما إلى ذلك؟”

وقال قائد آخر إنه إذا تمكنا من العثور على نموذج، فستصبح جميع التطبيقات متصلة، وسيكون لدينا تدفق كامل للعمليات، ومشهد كامل، سيكون النموذج الرئيسي وسنكون قادرين على استخدامه بدلاً من قضاء الوقت في التوثيق.

لقد شعر أنه من المحتمل أن يتم استخدامه بشكل أكبر لتطبيقات سير العمل وسيتحكم في العديد من الأنظمة في المستقبل، في الوقت الفعلي.

وعلق مارك أنه على الرغم من رغبة العديد من الشركات في أتمتة العمليات والقرارات، إلا أن الثقة في البيانات غير موجودة في كثير من الأحيان.

كلما كنت أقرب إلى العملية والبيانات ذات الصلة، قلت ثقتك في البيانات، وهو أمر عمل عليه فريق IDC الاستشاري مع عدد من العملاء بناءً على تقارير الصناعة.

صرح مارك أنه ربما نكون الجيل الأخير من القادة الذين يتخذون القرارات بدون بيانات قبل أن تكون العمليات متاحة بالكامل وتكون البيانات متاحة في كل نقطة مع اقتراب الصناعات من صناعات مثل التصنيع.